Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong cơ quan hành chính nhà nước: Nhiều cơ quan, đơn vị đã thực hiện tốt

Để triển khai thực hiện có hiệu quả hoạt động này, hàng năm, các đơn vị đều đã xây dựng kế hoạch, hệ thống tài liệu, văn bản cụ thể liên quan đến nội dung ISO; đồng thời, thực hiện áp dụng ISO cho toàn bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị và chủ động cập nhật các thủ tục hành chính mới được sửa đổi, bổ sung.

Cán bộ Sở Công thương ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình lưu trữ, truy xuất dữ liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân khi đến giải quyết công việc

Ngoài ra, các cơ quan hành chính Nhà nước cũng đã tổ chức tốt hoạt động đánh giá nội bộ, xem xét lãnh đạo, triển khai kế hoạch đo lường sự thỏa mãn của khách hàng, báo cáo thực hiện theo định kỳ, đúng quy định…

Nhờ đó, đến nay, nhiều cơ quan, đơn vị đã xây dựng được hệ thống các quy trình giải quyết công việc một cách khoa học. Các cán bộ, công nhân viên cũng có ý thức hơn trong việc tổ chức thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản, tài liệu…

Thực tế cho thấy, qua quá trình triển khai áp dụng HTQLCL, nhiều đơn vị thực hiện tốt và mang lại hiệu quả thiết thực, góp phần vào việc thực hiện cải cách hành chính nói chung. Đơn cử như tại Sở Công thương, qua 7 năm triển khai thực hiện, đơn vị đã xây dựng và duy trì áp dụng được 1 sổ tay chất lượng và 12 quy trình xử lý công việc nội bộ cơ quan.

Kết quả thực hiện các thủ tục hành chính luôn đảm bảo tuân thủ đúng quy trình tác nghiệp. Thời gian giải quyết thủ tục, giao nhận hồ sơ tại đơn vị được rút ngắn, kiểm soát chặt chẽ và đo lường định kỳ thông qua các báo cáo tháng, năm, quý. Hồ sơ, tài liệu được xem xét và cập nhật liên tục, những tài liệu lỗi thời được đơn vị phân loại và xử lý theo đúng quy trình.

Các khâu xử lý của cán bộ công chức được thực hiện công khai, minh bạch, nhất là không có sự tùy tiện trong khi thụ lý hồ sơ. Đơn vị cũng đã nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình lưu trữ, truy xuất dữ liệu để phục vụ các tổ chức, cá nhân cũng như công khai trên bảng hướng dẫn tại trụ sở và trang thông tin điện tử của đơn vị. Nhờ vậy, từ khi xây dựng HTQLCL đến nay, đơn vị chưa xảy ra trường hợp khiếu nại, phản ánh, kiến nghị nào liên quan đến các lĩnh vực được áp dụng.

Việc phối kết hợp giữa các bộ phận chức năng cũng luôn được nhịp nhàng, khoa học, thông suốt, kịp thời và hiệu quả. Trách nhiệm của các phòng, cá nhân được phân theo quy trình cụ thể. Các phiếu hẹn thời gian được công khai và kiểm soát giữa các bộ phận.

Trong trường hợp các thủ tục không được giải quyết kịp thời thì bộ phận “một cửa” cho vận hành cảnh cáo (thông qua phần mềm eOffice) trên tất cả các máy tính của lãnh đạo cũng như các máy của phòng chuyên môn. Qua đó, bộ phận văn phòng sẽ cập nhật để đánh giá, nhận xét, xếp loại thi đua cuối năm cho các cá nhân và phòng chuyên môn…

Tương tự, tại Chi cục Thú y cũng vậy, từ khi đưa vào áp dụng HTQLCL đến nay, đơn vị đã có 6/27 thủ tục hành chính của các tổ chức, cá nhân đến đề nghị giải quyết, với tổng số hồ sơ tiếp nhận là gần 650 bộ. Các phần việc như thủ tục cấp, gia hạn chứng chỉ hành nghề kinh doanh thuốc thú y, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thuốc, giấy kiểm dịch động vật vận chuyển ra ngoài tỉnh… đều được đơn vị giải quyết trước và đúng hẹn cho người dân, doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, đơn vị cũng đã thực hiện việc cải tiến quy trình thủ tục cấp giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, sản phẩm động vật vận chuyển ra ngoài tỉnh như ủy quyền cho các kiểm dịch viên tại địa bàn các huyện, thị xã; đồng thời, cải tiến cách thức tiếp nhận hồ sơ qua địa chỉ email, fax của đơn vị để giảm bớt thời gian, chi phí đi lại cho các tổ chức, cá nhân…

Nhằm tạo điều kiện cho các tổ chức, công dân trong giải quyết thủ tục cấp chứng chỉ hành nghề kinh đoanh thuốc thú y, đơn vị cũng đã giảm khâu chứng thực bằng cấp chuyên môn. Theo đó, khi cá nhân đăng ký cấp chứng chỉ hành nghề chỉ cần bản photo và khi trả kết quả thì yêu cầu cá nhân đó mang theo văn bằng gốc để đối chiếu nên đã giảm được khâu chứng thực cho các UBND xã, phường, thị trấn…

Có thể nói, việc đưa vào áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào trong cơ quan hành chính Nhà nước đã không chỉ đem lại sự hài lòng cho người dân, tạo môi trường và tâm lý làm việc thoải mái cho cán bộ, công chức, mà còn góp phần không nhỏ vào việc minh bạch, hiện đại hóa nền hành chính của tỉnh nhà.